« Combien me coûte vraiment la prise de rendez-vous par mon secrétariat médical actuel ? »,
« Mon secrétariat est débordé, j’hésite à embaucher une personne en plus ou à en externaliser une partie, quel coût cela va-t-il représenter pour mon cabinet ? »
« Quels sont les tarifs d’un télésecrétariat médical et quels services cela comprend-t-il ? »

Vous êtes médecin ou professionnel de santé exerçant en libéral en Suisse Romande et il vous arrive de vous poser ce type de questions.

Quelles sont les solutions disponibles pour votre cabinet et à quel prix ? Voici un comparatif et une estimation des tarifs.

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Tarifs des solutions de télésecrétariat médical en Suisse : tableau comparatif

Voici une estimation des coûts associés aux différentes solutions possibles pour traiter vos appels entrants et gérer les prises de rendez-vous de vos patients :

* Sur une base de 94 CHF la demi-heure de consultation pour un médecin généraliste en Suisse.
** Sur l’hypothèse qu’une secrétaire médicale de cabinet libéral passe environ 1/3 de son temps à traiter les appels téléphoniques et les demandes des patients.
*** Pour une cinquantaine de RDV mensuels pris sur le site de RDV en ligne
**** D’après la facture moyenne d’un cabinet, sur base des tarifs de télésecrétariat médical MEDES

IMPORTANT : ces chiffres sont indicatifs, chaque solution comporte des avantages et inconvénients présentés ci-dessous et à prendre en compte au moment de considérer les différentes options.

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Voici un comparatif de ces différentes solutions :

Solution N°1 : « Je gère moi-même mon secrétariat téléphonique et la prise de rendez-vous. »

Avec cette solution, vous êtes en contact direct avec vos patients, vous n’avez pas de frais de secrétariat.

Toutefois, vous gérez de nombreuses tâches de front, vous risquez de perdre des appels et vous êtes contraint(e) de répondre au téléphone pendant les consultations. Cela génère du stress et vous prend beaucoup de temps.

Sachant que la durée moyenne d’un appel médical entrant est de 2min30 (durée moyenne minimale des appels patients constatée par nos clients), selon le nombre d’appels reçus, ceci peut représenter aussi un important manque à gagner pour le cabinet.

Pour 300 à 350 appels de patients par mois, on estime ainsi entre 2400 et 2800 CHF le manque à gagner induit et un coût à l’appel d’environ 8 CHF.

Solution N°2 : « La prise de rendez-vous est gérée sur place, par ma secrétaire au cabinet. »

Une secrétaire in situ peut prendre en charge de multiples tâches :

• Accueil
• Prise de rendez-vous
• Gestion d’agenda
• Facturation
• Traitement du courrier
• Tâches administratives

En se basant sur l’hypothèse qu’une secrétaire médicale de cabinet libéral passe environ 1/3 de son temps à traiter les appels téléphoniques et les demandes des patients, le coût estimé par appel est de 6 CHF.

Avec cette solution, d’autres dimensions sont à prendre en compte : vous avez notamment les aspects RH à gérer (recrutement, gestion des horaires et des absences, paie, formation, etc.).

Enfin, en cas de forte affluence d’appels, il est possible que votre secrétaire ait du mal à tout traiter seule. Dans ce cas, il peut être opportun de sous-traiter une partie de vos appels.

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Télésecrétariat MEDES

Solution N°3 : « Je fais appel à un site de prise de rendez-vous en ligne. »

Cette solution vous permet de proposer la prise de rendez-vous en ligne à vos patients.

Le tarif d’un télésecrétariat médical en ligne est très attractif. La plupart du temps, vous en aurez pour une centaine de CHF par mois.

Toutefois, ce mode de prise de rendez-vous ne répond que partiellement au besoin d’un praticien libéral. En effet, le volume d’appels téléphoniques reste important pour la plupart des cabinets : en moyenne en Suisse, selon notre retour d’experience, un quart des rendez-vous sont pris par internet, soit 75% par téléphone.

C’est donc une solution partielle qui est à combiner avec une ou plusieurs autres.

Sur la base d’un coût d’appel à 8 CHF et d’une cinquantaine de rendez-vous par mois pris sur internet, l’économie mensuelle réalisée en faisant appel à un site de prise de rendez-vous en ligne est donc d’environ 300 CHF par mois.

Solution N°4 : « Je fais appel à un service spécialisé en télésecrétariat médical. »

Les services de secrétariat médical à distance proposent généralement la prise en charge de nombreuses tâches du cabinet : prise de rendez-vous, gestion d’agenda, frappe de comptes-rendus médicaux, tâches administratives, etc.

Avec cette solution, vous bénéficiez d’une grande flexibilité. La plupart du temps, les services sont disponibles à partir de quelques heures par mois ou quelques semaines par an jusqu’à un temps plein. Les télésecrétaires répondent en votre nom, les patients ne font pas la différence avec un secrétariat installé dans vos locaux.

Vous vous concentrez sur vos patients, n’avez pas de gestion du personnel et la prise de rendez-vous est assurée à distance, ce qui apporte davantage de calme et de sérénité au sein de votre cabinet.

Le rapport qualité prix de ce type de service est également très attractif. Les services de télésecrétariat médical comme ceux de MEDES peuvent ainsi permettre de pratiquement diviser par deux le coût de votre secrétariat avec un niveau de qualité élevé.

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Télésecrétariat Médical Suisse MEDES

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En tant que professionnel de santé en Suisse romande, vous pouvez vous appuyer sur différents services de télésecrétariat :

• Permanence téléphonique
• Rédaction de rapports médicaux et comptes-rendus
• Prise en charge d’aspects administratifs de la gestion du cabinet (courriers, facturation, etc.)

Conçus pour simplifier votre quotidien, ces services sont proposés aujourd’hui par divers opérateurs. Dans ce contexte, quels sont les avantages d’opter pour un service 100% suisse ?

1) Bénéficiez des avantages de la proximité :

En vous appuyant sur un service de secrétariat à distance, vous vous déchargez de nombreuses tâches non médicales, et vous disposez de plus de temps pour vos patients.

Mais avant de faire votre choix, assurez-vous de confier votre patientèle à un partenaire qualifié, dont l’équipe est formée aux spécificités du système médical suisse.

Opter pour un service de télésecrétariat médical comme celui de MEDES, c’est l’assurance de disposer d’une équipe dédiée, formée en Suisse et expérimentée sur vos problématiques quotidiennes :

• Qualification des urgences
• Organisation des soins
• Réseau médical suisse : praticiens, établissements, etc.
• Système de remboursement

Chez MEDES, pas question de faire intervenir des opératrices situées en centre d’appels offshore. L’équipe est intégralement constituée de secrétaires médicales expérimentées, diplômées en Suisse. Elle est basée à Thônex (1226) dans le Canton de Genève.

Depuis près de 30 ans, MEDES travaille en proximité avec les médecins et professionnels de santé de Suisse romande. L’équipe assiste ainsi de nombreux cabinets parmi ceux de vos confrères, ce qui lui assure une connaissance fine du réseau local de soin.

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2) Réalisez des économies pour votre cabinet :

La mise en place d’un service de secrétariat à distance permet généralement à un cabinet médical de réaliser des économies très importantes.

Selon les prestations choisies, un service externalisé peut être deux à trois fois moins cher qu’un secrétariat internalisé classique.

Chaque cabinet ayant ses propres spécificités, il est difficile de chiffrer précisément un niveau d’économie qui soit représentatif. En la matière, MEDES peut librement chiffrer une estimation pour votre cabinet.

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3) Donnez davantage de flexibilité à votre cabinet

En termes de télésecrétariat, selon l’organisation actuelle et la taille de votre cabinet, vous pouvez généralement opter pour :

• Un service « global » : une permanence téléphonique est assurée du lundi au vendredi, de 8h à 19h, traitant 100% de vos appels entrants, ainsi que toutes vos prises de RDV téléphoniques.
• Un service « à la carte » : le secrétariat à distance et la permanence téléphonique sont activés en relais de votre propre secrétariat. Une partie de vos appels entrants est prise en charge, via un système de débordement élaboré avec vous (d’après un nombre de sonneries téléphoniques, des plages horaires, etc.).
• Un service « ponctuel » : le télésecrétariat pallie les absences de votre secrétariat interne en cas de vacances ou maladie. Il peut également être utile en dehors des horaires de présence de votre secrétaire.

Ces deux derniers type de service sont particulièrement utiles en période de surplus d’activité ou en cas d’absence au sein de votre propre secrétariat. Ceci permet d’assurer un relais pour votre cabinet : vous ne manquez aucun appel ni aucune urgence.

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4) Améliorez l’accueil de vos patients

L’accueil de vos patients est déterminant, que ce soit sur place, au téléphone ou sur le web. Ceci a une influence directe sur votre activité quotidienne, sur votre offre de soins et sur l’organisation globale de votre cabinet.

Qu’il soit « global » ou « à la carte », un secrétariat à distance 100% suisse vous permet de renforcer l’amplitude horaire de réponse de votre cabinet et améliore l’expérience de vos patients.

Cela se traduit par :

• Une réponse aux patients professionnelle et qualitative
• Moins d’attente téléphonique pour vos patients
• Aucun appel manqué
• Un meilleur accueil sur place via un secrétariat davantage disponible

5) Garantissez le respect du secret médical et la sécurité des données patients

Confier tout ou partie de votre secrétariat médical à un acteur externe va de pair avec la circulation renforcée de données confidentielles.

La garantie de la sécurité des données est aujourd’hui indispensable pour un cabinet médical.

Ce point est à prendre en compte impérativement dans votre choix d’opérateur de secrétariat à distance. Les échanges d’informations sont-ils bien sécurisés ? Où sont hébergés les serveurs stockant les données patients ?

Chez MEDES, les échanges de messages électroniques contenant des informations patients sensibles sont sécurisés via le système HIN. Tous les serveurs de l’entreprise sont hébergés en Suisse.

6) Gagnez en sérénité, notamment en cas d’imprévu

Votre secrétaire est absente ? Vous faites face à une vague d’urgences simultanées ? Votre cabinet voit son activité habituelle en forte hausse ?

Dans ces différents types de situation, disposer du renfort d’une équipe de secrétaires médicales locales et formées peut s’avérer essentiel.

C’est également une façon de déléguer certains aspects « RH » : recrutement, gestion des congés, absences etc. Vous pouvez vous concentrer pleinement sur vos patients.

Face à un imprévu, une équipe comme celle de MEDES pour la Suisse romande peut vous assister et prendre en charge votre secrétariat.

7) Profitez d’une mise en place rapide et facile

L’avantage d’un spécialiste du secrétariat à distance suisse comme MEDES réside aussi dans sa simplicité et sa rapidité de mise en place.

L’installation du service pour un cabinet médical se fait habituellement en 24 à 48h.

Découvrir le secrétariat à distance 100% suisse MEDES

L’article Secrétariat à distance : 7 avantages d’un service basé en Suisse est apparu en premier sur Medes.

En tant que médecin, professionnel de santé, vous rédigez constamment des courriers médicaux, comptes-rendus d’examens, rapports d’expertise médicale, etc.

Bonne nouvelle : MEDES a mis en place pour vous un nouveau service de frappe de comptes-rendus médicaux. C’est le moment de déléguer, gagner du temps, et pourquoi pas de décharger votre secrétaire habituelle.

En savoir plus sur le nouveau service
de frappe de rapports médicaux MEDES

C’est facile : 4 étapes et vous recevez vos comptes-rendus rédigés en 24 à 48h

Le service MEDES est simple de fonctionnement. Il s’effectue en 4 étapes :

1.    Vous dictez votre document via dictaphone ou sur notre Application smartphone dédiée. La plupart des formats de fichiers audio est désormais prise en charge. Vous pouvez également fournir vos notes manuscrites.

2.    Votre fichier est transféré via notre système d’email sécurisé HIN.

3.    Une secrétaire médicale de notre équipe s’occupe de la saisie de la retranscription et de la mise en forme. Les documents sont contrôlés par une seconde collaboratrice.

4.     Vous recevez votre document rédigé sous 24 à 48h au format de votre choix par email sécurisé HIN.

Frappe de rapports médicaux :
Demander un essai

Un service de frappe de rapports professionnel, fiable et 100% suisse

Nos secrétaires médicales sont expérimentées et effectuent quotidiennement la frappe de comptes-rendus médicaux. Elles maîtrisent parfaitement la terminologie et le vocabulaire médical spécialisé. Elles ont toutes été formées et diplômées en Suisse.

Demandez un essai dès à présent et constatez la fiabilité du service MEDES.

Respect du secret médical et sécurité des données

Depuis près de 30 ans, MEDES travaille pour les médecins et professionnels de santé dans le strict respect du secret médical. Toutes les données transitent par système sécurisé HIN et nos serveurs sont hébergés en Suisse.

Facilité d’utilisation, professionnalisme, sécurité, le nouveau service MEDES de frappe de rapports médicaux est donc une solution idéale pour simplifier votre pratique quotidienne.

Tester le service de
Frappe de rapports médicaux

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Faire appel à une société spécialisée pour la gestion du secrétariat d’un cabinet médical ne s’improvise pas. Historiquement, des questions se posaient concernant la compatibilité des logiciels et solutions informatiques utilisées entre prestataire et cabinet.

D’où la persistance d’une idée reçue : « Si je confie mon secrétariat à un prestataire externe, il va falloir que j’installe les logiciels avec lesquels il travaille ».

Pourtant, ceci est aujourd’hui complétement faux chez un prestataire de télésecrétariat médical comme MEDES en Suisse Romande : aucun nouveau logiciel n’est nécessaire, l’ensemble des solutions sont synchronisables avec la plupart de vos outils !

Valider la compatibilité de mes outils
avec les solutions MEDES

Haute technologie au service du télésecrétariat médical

Depuis près de 30 ans, MEDES développe différentes solutions pour les professionnels de santé suisses :

• Télésecrétariat médical
• Agenda médical
• Frappe de rapports médicaux

Cette expérience de près de trois décennies a permis à MEDES d’engranger de nombreuses connaissances métiers et de proposer aux professionnels de santé des solutions adaptées à leur activité.

Mises à jour en continu, les solutions sont développées à partir des technologies les plus récentes. Elles sont conçues pour être évolutives et flexibles.

Être recontacté pour une présentation
des solutions MEDES

Agenda médical en ligne : une synchronisation maximale

L’Agenda médical en ligne figure parmi les solutions plébiscitées par les clients MEDES.

Hautement synchronisable grâce à un système d’API, l’agenda en ligne se met instantanément à jour avec le vôtre.

Si vous utilisez un logiciel médical pour gérer votre agenda, MEDES est compatible et synchronisable avec la plupart de ceux utilisés en Suisse : Mediway, Handylife, Medionline, PulseMedica, onedoc, agenda.ch, Google Agenda et de nombreux autres.

MEDES est compatible et synchronisable avec la plupart des logiciels médicaux utilisés en Suisse : Mediway, Handylife, Medionline, PulseMedica, onedoc, agenda.ch, google et de nombreux autres.

Selon l’option de service choisie, vos patients peuvent prendre leurs RDV 24h / 24h et 7 jours / 7. Chaque modification de votre agenda se reporte sur l’agenda en ligne et seuls les créneaux disponibles restent visibles.

Si vous faites appel au service de télésecrétariat médical MEDES, nos secrétaires médicales ont accès à votre agenda à jour en temps réel.

Agenda en ligne MEDES :
demander un devis

Sécurité des données

L’ensemble des solutions MEDES sont sécurisées et assurent le respect du secret professionnel. Tous les rapports contenant des données patients transitent par messagerie sécurisée HIN. L’ensemble de nos serveurs sont basés en Suisse.

Grâce à la compatibilité des solutions MEDES avec la plupart de vos logiciels, il est donc devenu beaucoup plus facile de déléguer certaines tâches de votre cabinet. Vous proposer un télésecrétariat médical performant, alliant technologie et contact humain, telle est l’ambition de MEDES.

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